ABO-STORAGE
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Dokumentenarchivierung für KMUs

In vielen Unternehmen werden auch heute noch die Geschäftsdokumente in Papierform aufbewahrt.

Dokumentenarchivierung für kleinere und mittlere Unternehmen


Wie aber können die gesetzlichen Anforderungen der Dokumentenarchivierung auf der einen Seite erfüllt und die heutigen technischen Möglichkeiten der Archivierung auf der anderen Seite genutzt werden?

Wichtig ist es zu wissen, dass die Schweizer Gesetzgebung die digitale Archivierung von geschäftsrelevanten Informationen wie Korrespondenzen, Verträge, Outputs und E-Mails analog den entsprechenden Dokumenten auf Papier erlaubt. Die wesentlichen gesetzlichen Bestimmungen sind im OR Art. 957 – 963 sowie in der Geschäftsbücherverordnung festgehalten. Daneben sind weitere spezifische Gesetzgebungen u.a. aus den Bereichen Datenschutz, Sozialversicherung oder Steuerrecht zu beachten. Nach wie vor zentral bleibt die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist von minimal 10 Jahren für alle geschäftsrelevante Dokumente, wobei auch Ausnahmen für längere Aufbewahrungen bestehen.

In der „Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher“ sind insbesondere die folgenden Artikel und Absätze bezüglich der elektronischen Aufbewahrung von elementarer Bedeutung:

Art. 2  Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher
Abs. 2 Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten.

Art. 3  Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit)
Abs. 2 Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

Aus Sicht der Archivierung ist dabei heute also nicht mehr alleine die Unveränderbarkeit der Daten im Vordergrund wie sie beispielsweise auf einer WORM-Disk (schreibe einmal, lese vielfach) gewährleistet ist, sondern der dokumentierte und verifizierte Prozess bis zur Archivierung in elektronischer Form und die dokumentierte Echtheit und Unverfälschbarkeit der gespeicherten Daten. Dieser zweite Punkt kann heute auch über eine entsprechend geprüfte Software gewährleistet werden.

Neben einer Vielzahl von Software-Angeboten von diversen Herstellern kann unsere unverzichtbare Checkliste in Sachen Dokumentenarchivierung eine Hilfestellung bei der Einführung oder Erweiterung des Dokumentenarchivs leisten.


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